Planilha de controle de orçamentos de clientes: modelo para baixar e como usar
Baixe o modelo de planilha para controlar os orçamentos que a sua empresa de serviço envia a clientes. Veja o que anotar em cada coluna e como ler o mês.
O modelo de planilha de controle de orçamentos, pronto para baixar
Esta planilha controla os orçamentos que a sua empresa de serviço envia a clientes, e não o orçamento de gastos da empresa. É a lista do artigo sobre follow-up já montada, com a última coluna dividida em duas e mais três: situação, motivo da perda e valor. Baixe o modelo de planilha de controle de orçamentos, um arquivo .xlsx com duas abas.
A primeira, Orçamentos, é onde a equipe anota, uma linha para cada orçamento. A segunda, Leitura do mês, faz as contas sozinha a partir da primeira: quantos orçamentos estão abertos, fechados e perdidos, quantos se perderam por cada motivo e quantos estão esperando alguém.
Uma linha por orçamento, desde o dia do pedido
Cada orçamento ganha uma linha no dia em que o pedido chega, e não no dia em que o orçamento sai. Quando a linha só nasce no envio, os pedidos que ainda esperam resposta ficam fora da lista. O canal não importa: telefone, WhatsApp, e-mail ou formulário, tudo entra na mesma planilha.
Para começar, apague a linha de exemplo e lance os orçamentos que estão em aberto hoje, um por linha. O modelo vem preparado para 10.000 linhas: a lista de opções e o laranja valem até lá. Como o arquivo guarda o nome de quem pediu, deixe o acesso só com a equipe.
O que anotar em cada coluna
| Coluna | O que anotar | Para que serve |
|---|---|---|
| Cliente e serviço | Quem pediu e qual serviço. Exemplo: condomínio, dedetização das áreas comuns | Achar o orçamento sem depender de memória |
| Pedido em | A data do pedido, qualquer que seja o canal | Marca o começo da contagem de dias |
| Orçamento enviado em | A data do envio, em branco enquanto o orçamento não sai | Separa quem espera o orçamento de quem já o recebeu |
| Responsável | O nome de uma pessoa, não de um setor | Diz quem responde pelo retorno |
| Próximo passo | O que vai acontecer com o orçamento. Exemplo: ligar para o síndico | Deixa combinado o que fazer em seguida |
| Data do próximo passo | O dia, com mês e ano, em que isso vai acontecer | Dá ao orçamento um dia para voltar a ser olhado |
| Situação | Escolhida na lista: Aberto (espera retorno), Fechado (virou serviço) ou Perdido (saiu sem fechar) | Separa o que espera retorno do que já foi decidido |
| Motivo da perda | Só nos perdidos, escolhido na lista: Preço, Demora no orçamento, Prazo do serviço, Fechou com outro, Desistiu, Não respondeu ou Outro | Guarda o motivo que o cliente deu |
| Valor | O valor do orçamento, em reais | Soma quanto está em aberto e quanto foi perdido |
Se preferir montar a sua, use estas colunas, nesta ordem. No modelo, Situação e Motivo da perda têm uma lista para escolher, e a célula fica em laranja quando falta algo: responsável, próximo passo ou data de um orçamento aberto, motivo de um perdido, situação de qualquer linha com cliente.
Por que o próximo passo precisa de uma data
Uma lista de orçamentos em aberto mostra o que está pendente, mas não diz quando alguém vai olhar de novo para cada item. O próximo passo, com data, responde a isso: ligar para o síndico, mandar uma versão resumida, perguntar da reunião, cada um com o seu dia. Sem data, o orçamento pode ficar parado sem que ninguém perceba.
Por isso a coluna "Próximo passo e data" do artigo sobre follow-up virou duas neste modelo. Com a data sozinha numa célula, a planilha destaca em laranja o orçamento aberto sem data e o que já venceu, isto é, o que tem data anterior a hoje. A conferência da semana pode começar por essas linhas.
Por que anotar o motivo da perda
Sem o motivo anotado, a planilha não tem como contar por que os orçamentos se perdem. Com ele, a aba Leitura do mês soma os perdidos por motivo, e dá para comparar um com o outro.
A lista de motivos é fechada de propósito. Quando cada pessoa escreve do seu jeito ("caro", "achou caro", "preço alto"), a contagem se divide e o motivo mais frequente pode deixar de aparecer como o maior. Escolhendo na lista, tudo o que é preço cai no mesmo grupo.
Registre o motivo que o cliente deu. "Demora no orçamento" é quando o orçamento saiu tarde; "Prazo do serviço", quando a data que o cliente precisava não cabia na agenda. Se o cliente respondeu que não vai fechar, por exemplo porque fechou com outro ou desistiu, passe o orçamento para Perdido na hora. Se ele sumiu, aplique a regra de parada do artigo sobre follow-up: duas tentativas com conteúdo e uma de encerramento. Só depois passe o orçamento para Perdido, com "Não respondeu", sem tentar adivinhar o que houve.
Como ler a planilha depois de um mês
Abra a aba Leitura do mês. Ela conta os pedidos pelo dia em que chegaram. Se a planilha já tem mais de um mês de pedidos, digite nas duas células em laranja, no alto da aba, o primeiro e o último dia que você quer ler. Em branco, ela lê tudo.
- Aberto, fechado e perdido. Quantos pedidos do período estão em cada situação, com o valor de cada grupo. Muitos abertos num mês que já acabou indicam orçamentos sem decisão: ou fecham, ou vão para perdido.
- Perdidos por motivo. O motivo com mais perdidos é uma pista de por onde começar, a confirmar com quem atendeu. Preço alto pode pedir uma revisão de como o orçamento é montado e explicado; Demora no orçamento, um olhar para o tempo até o orçamento; Prazo do serviço, um olhar para a agenda; Não respondeu, um olhar para o que acontece depois do envio.
- Abertos que estão esperando alguém. A aba conta quantos têm a data do próximo passo vencida, quantos estão sem próximo passo ou sem data, quantos estão sem responsável e quantos ainda não tiveram o orçamento enviado. Como um orçamento pode entrar em mais de uma, a última linha dá o total de abertos esperando alguém, sem contar nenhum duas vezes.
- Tempo até o orçamento. A média de dias entre o pedido e o envio, só dos orçamentos que já saíram. Compare com o que vocês combinam com o cliente: se o combinado é "amanhã" e a média passa de uma semana, o silêncio pode estar do seu lado.
A aba Leitura do mês só conta. Para ver quais são os orçamentos abertos, vá à aba Orçamentos, abra a seta do cabeçalho da coluna Situação e deixe marcado só Aberto. Depois ordene a Data do próximo passo da mais antiga para a mais nova: as vencidas ficam no alto, em laranja, e as sem data ficam no fim da lista.
Antes de ler, olhe a conferência na parte de baixo da aba: linhas sem situação ou sem data de pedido distorcem a conta. Com poucos orçamentos no mês, um ou dois casos podem mudar a ordem dos motivos.
O que a planilha não resolve
A planilha mostra o que alguém anotou. Se o pedido chega por vários canais e cada pessoa anota de um jeito, ou não anota, a lista nasce incompleta, e abri-la toda segunda-feira não corrige isso.
A Mugetsu olha o que vem antes da anotação. Com o dono, ou com quem gerencia o comercial, ela olha o que acontece com um pedido de cliente desde que ele chega, pelo WhatsApp, pelo telefone, pelo e-mail ou pelo site, até o cliente ter retorno. No fim, entrega por escrito o caminho como ele é hoje, os pontos onde um pedido pode ficar esperando e o que mudar primeiro. Olha o caminho do pedido, não as pessoas.
O passo a passo, que começa por uma conversa de 20 minutos sem custo, está em como funciona. Se fizer sentido seguir, o diagnóstico é pago, e o valor vai por escrito antes de qualquer compromisso.